Offene Türen für Kongressbesucher
Einsatz von RFID-Technologie auf dem 23. Deutschen Logistik Kongress
Die Besucher des BVL-Kongresses konnten in diesem Jahr eine entspannte Veranstaltung ohne Wartezeiten genießen. Dank eines RFID-basierten Zutrittssystems ließen sich lange Warteschlangen am Eingang, Empfangstresen, Garderobe und beim Zugang zu den Catering-Räumen verhindern.
Veröffentlicht: Novemberausgabe 2006 "RFID im Blick"
Am Info-Point können sich Besucherüber Teilnehmerzahl und Saalbelegung informieren.
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9:00 Uhr: Ankunft im Kongress-Hotel. Ohne Wartezeit können die Teilnehmer direkt passieren. 10:20 Uhr: Schon bei Betreten des Vortragsraumes wird die aktuelle Saalbelegung angezeigt. 13:15 Uhr: Mittagessen. Das vegetarische Menü ist bereits reserviert. 17:30 Uhr: Ohne lange Schlangen und ohne Garderobenmarke erhalten alle die richtigen Jacken und Mäntel zurück. Die Besucher des BVL-Kongresses konnten in diesem Jahr eine entspannte Veranstaltung ohne Wartezeiten erleben.
Mehr als 3000 Besucher, 260 Aussteller und 150 Referenten trafen sich auf dem 23. Deutschen Logistik Kongress vom 18. bis 20. Oktober 2006 in Berlin. Die Themenschwerpunkte lagen auf aktuellen Entwicklungen und zukünftigen Trends in der Logistik. Einen besonderes viel versprechenden Trend setzte in diesem Jahr wieder die Bundesvereinigung Logistik durch den aktiven Einsatz von RFID. Für die Organisation der Veranstaltung sowie für das Kongressmanagement wurde das RFID-gestützte Event-Management-System des Unternehmens m.i.k. IT eingesetzt. Es wurde ein HF-System mit passiven Transpondern genutzt, die mit induktiver Kopplung arbeiten. Der Vorteil liegt klar auf der Hand. RFID-Technologien im HF-Bereich funktionieren auch im Gegensatz zu UHF-Technologien bei Personen. Die für logistische Prozesse bereits erfolgreich eingesetzte RFID-Technologie ermöglicht die berührungslose Übertragung von Informationen. Eine Funktion, die auch für andere Anwendungen ideale Voraussetzungen bietet.
Drei verschiedene Standpunkte
Zum zweiten Mal haben die Veranstalter RFID für ihr Gästemanagement eingesetzt und waren mit dem positiven Ergebnis zufrieden. In diesem Jahr wurden die Anwendungen der Technologie stark erweitert und für das Kongressmanagement eingesetzt. Die große Herausforderung bestand in der Aufteilung der Räumlichkeiten, da der Kongress in zwei Hotels und einem Hangar am Tempelhofer Flughafen stattfand. Mit insgesamt 38 RFID-Gates, zehn Registrierarbeitsplätzen, vier Arbeitsplätzen für die Kongresstaschen, drei Arbeitsplätzen für die Garderobe, 20 PDAs und zwei RFID-Säulen für die Zugangskontrolle zu den Catering-Bereichen wurde der Kongress ausgestattet. Hinzu kamen 28 Kiosk-Systeme, zehn PDAs und ein Registrierarbeitsplatz für die Abendveranstaltung. PDAs haben den Vorteil, dass beim Check-In sofort individuelle Informationen wie Tischnummer, Vortragsraum, VIP oder eine Message für den Besucher zur Verfügung stehen. Ein Netzwerk sorgte dafür, dass alle Komponenten während des gesamten Kongresses online zusammenspielten.
Immer der richtige Mantel
Eine besondere Innovation war, dass zum ersten Mal die Garderobe mit RFID-Technologie abgewickelt wurde. Sobald die Teilnehmer ihren Ausweis in die Nähe des RFID-Lesegeräts an der Garderobe gebracht haben, wurde in weniger als fünf Sekunden ein Aufkleber mit der Nummer des nächsten freien Garderobenplatzes und dem Namen des Teilnehmers ausgedruckt. Danach konnte der Teilnehmer sofort gehen, ohne auf eine Garderobemarke zu warten. Auch der am letzten Kongresstag auftretende Ansturm auf die Garderobe, bei der die Teilnehmer das Gepäck zwischengelagert hatten, konnte ohne Wartezeiten und mit absoluter Performance abgewickelt werden. Bei der Abholung scannten die Garderobieren die RFID-Ausweise mit PDAs, auf denen dann die Nummer und der Name des Teilnehmers stand.
Automatisch erfasst
Die 2 200 Teilnehmer, denen im Vorfeld die RFID-Ausweise zugeschickt wurden, konnten den Kongress direkt und ohne Wartezeit betreten. An den Zugängen, die mit RFID-Gates ausgestattet waren, wurden die Teilnehmer automatisch erfasst. Die Security konnte an extra bereitgestellten Monitoren sehen, ob die Teilnehmer auch eine gültige Eintrittskarte hatten. Bei Teilnehmern, die versuchten, mit entwerteten Karten oder mit Karten aus dem Vorjahr einzutreten, ertönte ein akustisches Signal. Das Sicherheitspersonal konnte so eine sehr hohe Zahl an unberechtigten Zutritten verhindern.
Ein Schalter für alles
Für Teilnehmer, die sich erst auf dem Kongress registrierten, standen zehn Registrierarbeitsplätze zur Verfügung, die mit Laptop, RFID-Lesegeräten, Kartendruckern und Visitenkartenscannern ausgestattet waren. Durch das ideale Zusammenspiel von Hard- und Software konnten an jedem Schalter die unterschiedlichen Ausweise für Teilnehmer, Presse, Organisation und Referenten in Sekundenschnelle ausgedruckt und personalisiert werden. Bei der Registrierung konnten Rechte für zum Beispiel Catering, Zutritt zu VIP-Areas, Abendveranstaltungen und bestimmten Vorträgen vergeben werden. Lange Wartezeiten bei der Besucherregistrierung, wie sie noch vor zwei Jahren üblich waren, konnten somit komplett vermieden werden.
Zusatzservices
RFID wurde auch bei der Ausgabe von Kongresstaschen, für den Zutritt zu den Catering-Bereichen und für den Zutritt zur Abendveranstaltung eingesetzt. Die Hauptanforderung war, dass jeder Teilnehmer nur die ihm zustehenden Leistungen und diese nur ein Mal in Anspruch nehmen konnte. Mehrfaches Einsetzten der RFID-Karte wurde komplett verhindert. Im Inneren des Kongressbereichs waren die Ein- und Ausgänge zu den Vortragsräumen ebenfalls mit RFID-Gates ausgestattet. Dadurch konnte die Teilnehmerzahl zu jedem Vortrag ermittelt werden und die Saalbelegungen aktuell auf großen Monitoren angezeigt werden. An den Info-Points hatten die Besucher die Möglichkeit, sich über das Programm des Kongresses zu informieren und auch den Zugang ins Internet sowie den Messageservice zu nutzen. Zusätzlich enthielten sie eine Teilnehmerliste und Pläne der Örtlichkeiten.
Aber nicht nur die Bundesvereinigung Logistik nutzt die Vorteile von RFID. Immer mehr Unternehmen erkennen die Notwendigkeit, nach außen hin Aufgeschlossenheit gegenüber innovativen Lösungen zu demonstrieren. Hier bietet das Event-Management-System neue Möglichkeiten und Vorteile. Aber auch in der Bestandsüberwachung, der Dokumentation von Wartungsarbeiten, dem Plagiatschutz sowie im automatischen Verteillager wurden RFID-Applikationen entwickelt, bei denen Lösungen von m.i.k. eingesetzt werden.
Robert Klinger ist geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens m.i.k. IT. Vor der Gründung des Unternehmens im Dezember 2005 war er unter anderem als Anwendersoftwareentwickler bei Siem ens tätig und leitete ein Entwicklungsteam zur Einführung webbasierter CRM-Systeme. Er leitete eine Abteilung, die sich unter anderem auf den Einsatz von RFID-Technologie im Eventmanagement spezialisierte.
robert.klinger[at]mik-it.de
