Aktenverwaltung unterstützt durch RFID von Waldemar Winckel
Wenn in Verwaltungsbereichen bei Unternehmen oder in der öffentlichen Verwaltung viele Mitarbeiter auf die gleichen Unterlagen zugreifen müssen, dann ist eine eindeutige Prozessbeschreibung zum sicheren Umgang mit Akten und Dokumenten unabdingbar. Oft sind die Akten permanent in mehreren Büros im Umlauf und zentral im Archiv der Verwaltungseinheit einsortiert. Die Zugriffe der einzelnen Mitarbeiter in unterschiedlichen Büros sind nicht sinnhaft chronologisch zu ordnen.
Vielmehr geht es darum, dass der Zugriff des Einzelnen für denjenigen nachvollziehbar wird, der die Akte zuletzt entnahm. Mit einer Lösung sollten Wege und Zeiten des Suchens verkürzt werden. Das spart Arbeits- und Bearbeitungszeit, sowie es auch Verluste ganzer Akten vermeidet. In Zusammenarbeit mit der Kunden-IT-Abteilung, der Verwaltung und der Fachabteilung eines Chemiekonzerns entwickelte das Unternehmen Waldemar Winckel ein RFID-Etikett, das den besonderen Anforderungen an die unbegrenzte Haltbarkeit und an die Wisch- und Kratzfestigkeit entsprach. Vor Ort wird es auf einem RFID-fähigen Barcodedrucker mit einer Identifikationsnummer beschrieben.
Alle Akten werden mit einem entsprechenden Etikett versehen. An den Schnittstellen zwischen den einzelnen Räumlichkeiten sowie an jedem Arbeitsplatz befinden sich Antennen. Diese lesen die Signale des aufgebrachten HF-Etiketts auf den Akten. Über eine speziell für den Prozess erstellte Software können die Akten nun verfolgt und schnell gefunden werden.
