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„RFID macht die Nacht zum Tag“

Die Universitätsbibliothek Leipzig hat, in ihrer seit 1543 währenden Tradition als zweitälteste Universitätsbibliothek Deutschlands, zahlreiche prominente Studenten wie Johann Wolfgang von Goethe, Gottfried Wilhelm Leibniz, Richard Wagner oder Angela Merkel mit ihrem Bücherwissen unterstützt und gefördert. Heute verfügt die Einrichtung über 23 Standorte, die über das gesamte Stadtgebiet verteilt sind, und über einen Literaturbestand von 5,4 Millionen Exemplaren. Bei der Planung der Campus-Bibliothek standen die Verantwortlichen vor der Herausforderung, den modernen Charakter des rekonstruierten Gebäudes mit innovativer Technologie bei der Organisation des Verleih- und Rückgabeprozesses der Bücher zu verbinden. Hintergrund war die Problematik, dass mit dem verfügbaren Personalbestand lediglich ein Betrieb der Einrichtung bis jeweils 19 Uhr gewährleistet werden konnte. Dieser Umstand war mit den hohen Ansprüchen an Service und Verfügbarkeit eines modernen Lehrbetriebs wie der Universität Leipzig nicht vereinbar. Der Einsatz von RFID-Technologie von Feig Electronic brachte schließlich den Durchbruch, um Sachsens erste 24-Stunden-Bibliothek Realität werden zu lassen.

„Wir haben aus der Not eine Tugend gemacht“, erklärt Charlotte Bauer, stellvertretende Direktorin der Universitätsbibliothek Leipzig, auf die Frage, warum man sich letztlich für den Einsatz von RFID ausgesprochen hat. Die Campusbibliothek als zentraler Standort der Universität Leipzig muss länger nutzbar sein als lediglich bis 19 Uhr, um aktuellen Standards in Forschung und Lehre zu entsprechen. Um eine optimale Lösung für den Standort Leipzig zu finden, wurde an verschiedenen Bibliotheksstandorten wie Karlsruhe, München oder Hamburg recherchiert. „Uns war von vornherein klar, dass die Einführung der neuen Technologie eine konsequente Umstellung aller Prozesse im Betrieb zwingend nach sich ziehen musste“, erinnert sich Bauer. In diesem Zusammenhang durfte es keine Insellösung geben – weder bezogen auf die Anbindung aller Standorte noch auf die Integration aller Prozesse. So wird RFID heute nicht nur zur Buchsicherung verwendet, was laut Bauer einer Verschwendung der technologischen Potenziale gleichkäme, sondern ebenfalls in der Selbstverbuchung und Rückgabe von Medien, bei der Zugangskontrolle und demnächst auch in Verbindung mit einem Kassenautomaten. Natürlich sind auch die für das Tagesgeschäft relevanten Arbeitsplätze der Mitarbeiter und die mobilen Konvertierstationen mit RFID-Lese- und Schreibtechnik ausgestattet.

Der Bibliothekar – ein Berufsbild im Wandel

Besonders die Mitarbeiter der Universitätsbibliothek Leipzig waren vor, während und nach der Einführung der neuen Technologie gefordert, die neuen Gegebenheiten zu verinnerlichen und sie den Kunden – also in der Mehrheit den Studierenden – mit allen Vorteilen näher zu bringen. Dazu gehörte auch die Auseinandersetzung mit dem Wandel des eigenen Berufsbildes. Wurde vor der Einführung von Selbstverbuchung und –rückgabe noch ein Großteil der Zeit darauf verwendet, diese Prozesse im direkten Kontakt mit den Nutzern abzuwickeln, so ist der Arbeitsalltag heute weitestgehend von der Beratung geprägt. In diesem Zusammenhang agieren die Bibliothekare als Fachleute für das in der Bibliothek verfügbare Literaturangebot und können entsprechende Unterstützung bei der Buchauswahl leisten. „Wir haben unsere Mitarbeiter vorab entsprechend geschult, damit sie die Bücher nicht mehr selber ausgeben und zurücknehmen. Sie sollten die Bibliotheksnutzer buchstäblich an die Hand nehmen und zu den Selbstverbuchungsautomaten führen“, sagt Bauer. Diese Vorgehensweise hat sich bis heute bestens bewährt, sodass bereits nach kurzer Zeit 95 Prozent der Entleihvorgänge automatisch abgewickelt wurden. Nur noch in Ausnahmefällen – zum Beispiel bei Überschreitung der Mehrfachausleihe – nehmen die Mitarbeiter Verbuchungen an ihren Arbeitsplätzen vor.

Kluges Prozessdesign sorgt für Akzeptanz

Grundsätzlich erfolgt die Selbstverbuchung mittels RFID Mid-Range-Readern von Feig Electronic, die im Frequenzbereich 13,56 MHz operieren. Hierzu legen die Nutzer die von ihnen aus den Regalen entnommenen Bücher auf das Selbstverbuchungsterminal. Da beim Einsatz von RFID kein direkter Sicht- bzw. Berührungskontakt notwendig ist, können mehrere Bücher gleichzeitig im Stapel verbucht werden. „Das spart Zeit und minimiert die Wahrscheinlichkeit von Anwendungsfehlern erheblich“, erklärt Horst Twelkemeier, Leiter Bibliothekenautomation beim Systemintegrator Novatec Sicherheit & Logistik. Der RFID-Reader von Feig Electronic erkennt die Bücher automatisch, woraufhin der Nutzer auf einem Touchscreen erkennen kann, um welche Bücher es sich handelt und ob sie entleihbar sind. Wenn der Anwender die entsprechende Literatur ausleihen möchte, bestätigt er dies via Tastendruck auf dem Display. „Wir haben besonderes Augenmerk auf das Prozessdesign gelegt, das prinzipiell einfacher sein sollte als Bahntickets zu ziehen. Die Nutzer sind ansonsten nicht bereit, sich mit den neuen Gegebenheiten anzufreunden“, erinnert sich Twelkemeier. Bei Buchungsende wird die Sicherungsinformation auf dem im Medium angebrachten RFID-Transponder deaktiviert, sodass das Buch problemlos durch die im Ein- und Ausgangsbereich positionierten RFID-Gates geführt werden kann. Ist die Sicherung nicht ordnungsgemäß gesetzt, ertönt beim Passieren der Gates ein Signalton, der auf einen Diebstahl oder einen Bedienungsfehler bei der Selbstausleihe hinweist und eine Kontrolle nach sich zieht.

Eine Millionen Bücher getaggt – Tendenz steigend

Alle Benutzer der Universitätsbibliothek Leipzig nutzen Mifare RFID-Karten nach ISO 14443, um sich an den Selbstverbuchungsautomaten anzumelden. So werden die entliehenen Publikationen eindeutig dem jeweiligen Anwender zugeordnet. Auf den Benutzerausweisen sind die Benutzernummern gespeichert, die bei Aktivierung des RFID-Chips durch den Kartenleser mit den Nutzerdatensätzen im Bibliotheks-Server verknüpft werden. Dabei war es kein großes Hindernis, dass die Mifare Karten nach ISO 14443 operieren, die Lesegeräte von Feig Electronic jedoch nach ISO 15693. Beide Technologien arbeiten problemlos miteinander, sodass sowohl Mifare-Karten als auch die RFID-Transponder in den Medien ohne Reibungsverluste in einem System eingesetzt werden können. Die auf dem Tag im Buch gespeicherte Zeichenfolge (Barcode) lässt in der Verbindung zum Bibliothekssystem klar erkennen, um welches Buch es sich handelt, zu welcher Bibliothek es gehört und gegebenenfalls der wievielte Teil einer Reihe es ist. Bis zum heutigen Tag wurden weit mehr als eine Million Bücher mit Transpondern versehen und der Prozess geht weiter, denn es gibt insgesamt über fünf Millionen Bücher in Leipzig. „Wir haben zunächst mit den Publikationen begonnen, die am häufigsten ausgeliehen werden“, erinnert sich Charlotte Bauer. Dieser Prozess musste bis zum Go Live der Lösung am 23. September 2009 relativ zügig und umfassend vorangetrieben werden, denn alle Publikationen sollen auf der Basis von RFID an allen Standorten zurückgegeben werden können – dazu bedurfte es einer klaren Zuordnung.

Rückgabe leicht gemacht

Die Rückgabe der Literatur ist in der Campus-Bibliothek ebenfalls vollautomatisch geregelt, muss aber, anders als bei der Stapelerfassung während der Selbstverbuchung, einzeln geschehen. Dies liegt daran, dass die Bücher direkt nach dem Zurückgeben vorsortiert und für eine etwaige Anschlussleihe bereitgestellt werden. So gibt es unterschiedliche Sortierkriterien, je nachdem ob die Publikationen wieder zurück in die Regale verbracht, vorgemerkt oder an andere Standorte geschickt werden. In jedem Fall wird sofort nach der Erfassung durch den RFID-Reader von Feig Electronic wiederum eine Sicherungsinformation auf den Transponder geschrieben, womit das Buch wieder „scharf geschaltet“ ist und nicht mehr ohne Weiteres gestohlen werden kann. Darüber hinaus wird der Entleiher durch die Verbindung der Buchnummer mit dem Datensatz im Bibliothekssystem von der Ausleihe des Buches entlastet.

Insellösungen unerwünscht

Die Kombination RFID-basierter Selbstverbuchung und Buchrückgabe sowie der Ausstattung von Mitarbeiterarbeitsplätzen und Bibliothekszugang mit RFID-Lesegeräten auf der Grundlage der Vernetzung aller Standorte, haben Sachsens erste 24-Stunden-Bibliothek Wirklichkeit werden lassen. Deshalb ist es den Studenten sowohl möglich, einen der 550 Arbeitsplätze und die Freihandbestände durchgängig zu nutzen, als auch ohne Zeitbegrenzung Bücher zu entleihen, zurückzugeben sowie vorzumerken. „RFID hat sich nur durch eine komplette Umstellung und durch die konsequente Abkehr von überholten Prozessen als rentabel erwiesen“, erläutert Bauer. Man hat in diesem Zusammenhang beispielsweise architektonisch darauf verzichtet, den Hauptsaal der Campusbibliothek mit einer wuchtigen Service-Theke zu versehen. „Sie hätte nur wie ein magnetischer Anziehungspunkt gewirkt, der die Studenten davon abhält, ihre Bücher selbst zu verbuchen“, freut sich Bauer über die Entscheidung. Heute agieren die Bibliothekare mehr oder weniger im freien Raum und stehen für Beratungsfragen jederzeit zur Verfügung. Auf diese Weise läutet der Einsatz von RFID-Technologie nicht nur ein neues Kapitel in Forschung und Lehre ein, sondern verändert auch das Selbstbild einer ganzen Berufsgruppe.